Phương pháp Kaizen: Triết lý chống lãng phí và quản lý công việc của người Nhật – https://linkshay.com

Hầu hết những phương pháp cải tổ hiệu suất thao tác sẽ cung ứng cho bạn những công cụ để xử lý từng dự án Bất Động Sản đơn cử hoặc tổ chức triển khai lại list việc làm. Tuy nhiên, với phương pháp Kaizen – được dịch ra tiếng Anh là “ Good change ” ( sự biến hóa tốt ) – một kỹ thuật dựa vào tâm ý để tăng hiệu suất của người Nhật được ra mắt ngay sau đây sẽ giúp bạn sắp xếp lại gần như tổng thể mọi thứ bạn làm. Một cách ngắn gọn, Kaizen nghĩa là “ một sự cải tổ liên tục và không ngừng nghỉ ” và cách tư duy này bạn hoàn toàn có thể vận dụng mọi lúc, mọi nơi, trong mọi thực trạng .Kaizen không hẳn là một “ mạng lưới hệ thống ” cải tổ hiệu suất việc làm mà bạn muốn sử dụng để tổ chức triển khai lại to-do list và nó có vẻ như là một triết lý về tâm ý. Không giống với phương pháp Getting Things Done ( GTD ) hay kỹ thuật Pomodoro, Kaizen là cách tư duy và tổ chức triển khai mọi thứ – từ cách bạn thao tác cho tới cách thao tác theo nhóm .

Vậy phương pháp Kaizen cụ thể như thế nào?

Như đã đề cập ở trên, Kaizen ám chỉ nhiều hơn đến “sự cải thiện liên tục và không ngừng nghỉ”. Một cách đơn giản, mọi khía cạnh trong một quá trình tổ chức nên hướng tới làm điều gì đó tốt hơn. Triết lý này lần đầu tiên xuất hiện tại nhiều doanh nghiệp Nhật, ngay sau chiến tranh thế giới thứ II với nội dung rằng làm những thứ theo cách vẫn thường làm không phải là điều tốt, đặc biệt là khi luôn có những lựa chọn khác tốt hơn có thể tạo ra kết quả tuyệt vời hơn. Được truyền cảm hứng bởi những phương pháp nâng cao hiệu suất làm việc đến từ phương Tây, Kaizen xuất hiện cũng đồng nghĩa với những nỗ lực trên toàn công ty nhằm cải thiện và hợp lý hóa một cách thông minh các hoạt động kinh doanh cũng như phương pháp sản xuất, đồng thời, vẫn tôn trọng sản phẩm, kỹ thuật chế tạo và những người lao động.

Sự nâng cấp cải tiến có tính liên tục này hoàn toàn có thể được tách thành 6 bước :

  1. Tiêu chuẩn hóa (Standardize): Bắt đầu với quá trình thực hiện một hoạt động cụ thể có thể lặp lại và tổ chức.
  2. Đo lường (Measure): Kiểm tra liệu rằng quá trình có hiệu quả bằng cách sử dụng dữ liệu có thể xác định được về mặt số lượng như thời gian hoàn thành, số giờ cần bỏ ra..
  3. So sánh (Compare): So sánh các kết quả đo lường với yêu cầu. Liệu rằng quá trình đó có tiết kiệm thời gian? Liệu rằng có tốn quá nhiều thời gian? Liệu rằng nó có tương xứng với kết quả kỳ vọng?
  4. Cải tiến (Innovate): Tìm kiếm những cách mới, tốt hơn để làm cùng công việc đó hoặc đạt được cùng kết quả đó. Tìm kiếm những con đường thông minh hơn, hiệu quả hơn đi tới cùng mục tiêu đó mà có thể tăng năng suất.
  5. Tiêu chuẩn hóa (Standardize): Tạo một quá trình khác tương tự cho những hoạt động mới, hiệu quả hơn.
  6. Lặp lại (Reapeat): Quay trở lại bước 1 và bắt đầu một lần nữa.

Nghe có vẻ như mất thời hạn và rối rắm nhưng đây là một phần trong cách tiếp cận mang đặc thù tâm ý về việc làm hoặc văn hóa truyền thống doanh nghiệp ( hoặc đội nhóm ). Nếu tìm kiếm những cách tốt hơn để làm mọi thứ hoặc bạn luôn chuẩn bị sẵn sàng thử nghiệm thì đây chỉ là một bước tiến để chính thức hóa quy tắc và bảo vệ rằng tổng thể mọi người đều tuân thủ .

Hiển nhiên, Kaizen không đổi khác những thứ mà thực chất luôn tự thay đối. Đây là một quy trình nâng cấp cải tiến liên tục, thận trọng và những đổi khác không thực sự dành cho bạn những phần thưởng mà bạn không hề tạo ra. Sau cùng, hiệu suất vừa có lợi vừa có hại. Bạn hoàn toàn có thể dành nhiều thời hạn hơn để làm những điều mới và tìm kiếm những công cụ mới hơn là thực sự tập trung chuyên sâu thao tác. Hãy nhớ rằng, mạng lưới hệ thống hiệu suất làm việc tốt nhất là mạng lưới hệ thống mà hoàn toàn có thể giúp bạn hoàn thành xong mọi thứ và những ứng dụng tốt nhất chính là những app mà bạn thực sự sử dụng. Đừng khi nào quên điều này khi tìm cách tối ưu hóa việc làm .Kaizen tương quan đến mỗi thành viên trong việc đổi khác. Kaizen tập trung chuyên sâu vào việc xác lập những yếu tố tại nguồn, xử lý yếu tố tại nguồn và biến hóa những tiêu chuẩn để bảo vệ yếu tố đó dược xử lý tận gốc .

Phương pháp Kaizen và công cụ 5S

5S bắt nguồn từ 5 từ tiếng Nhật khởi đầu với chữ “ S ” : Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu và Shitsuke. Tại những nước khác nhau, 5S được dịch thành những từ khác nhau tuy nhiên về cơ bản ý nghĩa của chúng không đổi khác. Trong tiếng Anh, 5S được dịch sang những từ tương ứng là Sort, Straighten, Shine, Systemise và Sustain. Trong tiếng Việt, 5S gồm có : Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc và Sẵn sàng .

  • Seiri (Sàng lọc): Phân loại, tổ chức các vật dụng theo trật tự. Nội dung chính trong S1 là phân loại, di dời những vật dụng không cần thiết ở nơi làm việc.
  • Seiton (Sắp xếp): Sau khi đã loại bỏ các vật dụng không cần thiết thì công việc tiếp theo là tổ chức các vật dụng còn lại một cách hiệu quả theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy và dễ trả lại.
  • Seiso (Sạch sẽ): Làm vệ sinh và giữ nơi làm việc sạch sẽ, được thực hiện thông qua việc tổ chức vệ sinh tổng thể và vệ sinh hàng ngày máy móc, vật dụng và khu vực làm việc. Seiso hướng tới việc cải thiện môi trường làm việc, giảm thiểu rủi ro, tai nạn, đồng thời nâng cao sự chính xác của máy móc thiết bị (do ảnh hưởng của bụi bẩn)
  • Seiketsu (Săn sóc): Mục tiêu của S4 là duy trì các hoạt động 3S lâu dài, chứ không phải là phong trào nhất thời. Bằng việc phát triển S4, các hoạt động 3S sẽ được cải tiến dần dựa theo các tiêu chuẩn đặt ra và tiến tới hoàn thiện 5S trong doanh nghiệp.
  • Shitsuke (Sẵn sàng): Được hiểu là rèn luyện, tạo nên một thói quen, nề nếp, tác phong cho mọi người tham gia thực hiện 5S.

Lợi ích của phương pháp Kaizen trong doanh nghiệp

  • Giảm lãng phí trong các lĩnh vực như hàng tồn kho, thời gian chờ đợi, vận chuyển, thao tác nhân viên, kỹ năng nhân viên, sản xuất thừa, chất lượng không đạt…
  • Tạo động lực thúc đẩy các cá nhân có các ý tưởng cải tiến.
  • Tạo tinh thần làm việc tập thể, đoàn kết.
  • Tạo ý thức hướng tới giảm thiểu lãng phí.
  • Xây dựng văn hóa công ty.

Phương pháp Kaizen: Hệ thống sản xuất của Toyota

Toyota sử dụng Kaizen như thể một trong những nguyên tắc kinh doanh thương mại cốt lõi của tập đoàn lớn. Một câu truyện rất nổi tiếng rằng Toyota cam kết triển khai những nâng cấp cải tiến liên tục tới cả mà bất kể một công nhân nào thao tác tại dây chuyên lắp rắp của doanh nghiệp sản xuất xe hơi này cũng hoàn toàn có thể ngừng thao tác tại một quy trình nào đó, bất kể thời hạn, để phát hiện ra yếu tố trong sản xuất, sửa lỗi hoặc đề xuất với quản trị giải pháp tốt hơn để làm những thứ giúp giảm thiểu tiêu tốn lãng phí hay nâng cấp cải tiến hiệu suất .

Toàn bộ câu chuyện diễn ra như sau: Những người nằm trong ban điều hành của một công ty sản xuất ô tô của Mỹ trong một lần tới thăm Toyota đã tìm cách để biết được làm thế nào mà các đối tác Nhật Bản lại có thể sản xuất ra nhiều chiếc xe như vậy chỉ với rất ít tài nguyên lãng phí và lỗi xảy ra. Trong khi đó, các phân xưởng của họ vẫn duy trì năng suất cao nhưng lại xảy ra khá nhiều lỗi ở giai đoạn cuối cùng trong dây chuyền (và đến lúc đó mới phát hiện được) chẳng hạn như cửa được hàn không chắc, các bánh xe bằng thép không khớp với nhau hay các chốt cửa được đặt sai vị trí – sau đó, những chiếc xe đều bị tháo rời ra để sửa lỗi và lắp ráp trở lại. Chi phí sẽ cao hơn rất nhiều so với việc lỗi được sửa ngay lập tức hoặc không bao giờ xảy ra lỗi ở khâu đầu tiên.

Những người này đã quan sát quy trình sản xuất của Toyota trong thực tiễn và rất giật mình về cách mà dây chuyền sản xuất này được quản lý và vận hành. Thật không hề tin được khi một công nhân bất kể đều có năng lực tạm dừng dây chuyền sản xuất mà không cần sự đồng ý chấp thuận của quản đốc chứ chưa nói đến chuyện phải yêu cầu lên quản trị theo như chủ trương hay những thủ tục đã được pháp luật sẵn .Việc trao thưởng những nhân viên cấp dưới đã sửa được lỗi cũng được thực thi ngay lập tức – ngay cả khi đó không nằm trong vai trò của họ – cũng chưa khi nào được nghe tới, đặc biệt quan trọng là khi logic thường thì ở thời gian đó là “ bất kể có chuyện gì xảy ra cũng không khi nào được ngừng dây chuyền sản xuất ”. Sau khi trở về Mỹ, những người được tới thăm Toyota đã vận dụng quá trình này, họ mở màn thưởng cho những người tìm ra được những giải pháp tốt hơn để thao tác cùng nhau hay triển khai xong việc làm xuất sắc và họ cũng thưởng cho những người có chất lượng làm việc tốt hơn thay vì làm được nhiều việc .Những nguyên tắc đó giờ đây đã trở thành nền tảng cốt lõi của phương pháp Kaizen như một triết lý về hiệu suất thao tác. Một khi đã được vận dụng, tiềm năng đó là làm việc tốt hơn chứ không phải là làm nhiều việc ( giống như thao tác mưu trí hơn chứ không phải siêng năng hơn ). Tương tự, điều quan trọng ở đây là tạo ra thời hạn để tìm kiếm những nâng cấp cải tiến và tối ưu hóa .Kaizen rất dễ để triển khai. Vì nó thiên về triết lý niềm tin hơn là một phương pháp thực sự nên chẳng hề có công cụ / kế hoạch / giải pháp đơn cử. Thay vào đó, hãy khiến Kaizen tương thích với bạn bằng cách đổi khác cách tiếp cận với việc làm. Kaizen không chỉ được vận dụng trong doanh nghiệp mà còn tương thích với từng người .

Mấu chốt ở đây vẫn là tìm cách dành ít thời hạn cho những thứ bạn phải làm và dành nhiều thời hạn hơn cho những thứ bạn muốn làm .

Phương pháp Kaizen và nguyên tắc một phút

Bạn đặt ra một kế hoạch tập thể thao, học ngoại ngữ, nấu ăn, đi bộ, trò chuyện với người quốc tế … nhưng chỉ nhiệt huyết được một vài buổi tiên phong .Điều này quá thông thường do tại phần lớn, tất cả chúng ta đều đặt quyết tâm để đạt được tiềm năng nhưng lại nhanh gọn thất bại trong việc thực thi kế hoạch. Lúc này, nhiều người tìm cách bào chữa cho bản thân rằng chưa chuẩn bị sẵn sàng, thiếu sự tương hỗ và sẽ làm chúng vào tuần sau, tháng sau hay một ngày nào đó gần nhất .

Đằng sau những sự thất bại đó có thể là do bạn mong muốn đạt được quá nhiều điều trong thời gian ngắn, thói quen khó thay đổi hay bạn cảm thấy chán ngán với những trách nhiệm.

Trong triết lý Kaizen có “ nguyên tắc một phút ” rất lý tưởng để bạn chữa trị bệnh lười này. Nội dung chính của sáng tạo độc đáo là một người hãy triển khai việc gì đó trong vòng một phút vào cùng một thời gian của mỗi ngày. Tương tự với nguyên tắc một phút, Kaizen cũng đề xuất kiến nghị 1 số ít bước đi nhỏ giúp bạn triển khai xong chính mình, ví dụ điển hình :

  • Mỗi ngày học một 5 từ mới, tách ra thành 1 từ học trong 1 phút ở từng thời điểm khác nhau và cuối ngày sẽ đặt một câu với 5 từ đó.
  • Mỗi ngày đọc một trang sách văn học, kinh tế, khoa học…
  • Mỗi ngày giảm một điếu thuốc.
  • Mỗi ngày dành 1 phút để tập trung vào hơi thở.
  • Mỗi ngày dành 1 phút để đi lại, tập động tác thể dục đơn giản.

Hãy vận dụng triết lý Kaizen ngay từ giờ đây và chờ đón những biến hóa tích cực sẽ xảy ra với cuộc sống bạn. Chúc bạn thành công xuất sắc .

Anh Nguyễn

Source: https://linkshay.com
Category: Review

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.